QR-Rechnung: Was ist zu beachten?
Seit dem 30. Juni 2020 läuft die Einführung der
QR-Rechnung. Der neue QR-Zahlschein ist der
letzte Schritt in der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs nach ISO 20022. Diese Harmonisierung hat das Ziel, den Zahlungsverkehr europaweit zu vereinheitlichen und die Digitalisierung der Zahlungsströme auf allen Ebenen zu ermöglichen.
Die Einführung der neuen Norm bedingt bei uns in der Schweiz eine Anpassung der bekannten Zahlverfahren. Das betrifft das weitestgehend automatisierte BESR-Verfahren mit den orangen Einzahlungsscheinen wie auch die manuellen Zahlungsvarianten mit den bisherigen roten Zahlkarten.
Was ist neu?
Die zentrale Neuerung bei den Zahlungsbelegen ist, für alle Verfahrensvarianten im Grundsatz nur noch einen Zahlungsbeleg zu verwenden – die neue QR-Rechnung. Im QR-Code (QR steht für Quick Response) sind alle für die Zahlung relevanten Daten erfasst, inkl. Adresse des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers. Damit werden mehr und genauere Informationen digital und automatisiert übermittelt. Im Wesentlichen wird dabei mit zwei QR-Varianten gearbeitet: mit der QR-Rechnung mit Referenznummer und QR-IBAN, welche den orangen Einzahlungsschein ersetzt, und der QR-Rechnung ohne Referenz mit normaler IBAN. Diese ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein.
Bis wann muss auf die neuen Belege umgestellt werden?
Die Einführungsregeln sehen eine Übergangsfrist von zirka zwei Jahren vor. Das heisst für den Anwender, dass die Umstellung auf den neuen Zahlschein bis zirka Mitte 2022 vollzogen werden muss. Es ist also keine Eile geboten, wie das von diversen Finanzinstituten suggeriert wird. Den Zeitpunkt der Umstellung bestimmt also jede Praxis für sich selbst. Die E-Banking-Portale und Poststellen sind gemäss Selbstdeklaration grundsätzlich für die neuen QR-Belege bereit. Selbstverständlich darf davon ausgegangen werden, dass im einen oder anderen Fall noch Optimierungspotenzial in der Handhabung und Verarbeitung besteht. Wir empfehlen grundsätzlich den bestehenden Vorrat an bisherigen Zahlungsbelegen aufzubrauchen. Obwohl über zahlreiche Medienkampagnen die Einführung der neuen Belege angekündigt worden ist, ist das bei vielen Endkonsumenten (noch) nicht angekommen und der neue Beleg wirkt für den einen oder anderen Endempfänger befremdlich. Es muss damit gerechnet werden, dass viele Patienten zur neuen Zahlkarte Fragen haben, welche die Praxis beantworten muss. Dafür sollte entsprechend Zeit eingeplant werden. Die Umstellung in ZaWin® kann im Grundsatz durch den Anwender selber vorgenommen werden. Die nötigen Zusatzinformationen, die im System hinterlegt werden müssen, erhält der Kontoinhaber vom jeweiligen Finanzinstitut. Die meisten Banken inkl. Postfinance verlangen dafür keine Verarbeitungstests mehr. Wir empfehlen trotzdem, selbst einen Funktionstest auszuführen. Dazu können entweder von der Finanzindustrie zur Verfügung gestellte Testportale verwendet werden oder der Anwender stellt sich selbst eine Rechnung und vollzieht so den ganzen Zahlungskreislauf. ZaWin® bietet dazu auch Erklär-Videos und Hilfestellungen innerhalb von ZaWin®.
Zahlungserfassung wird vereinfacht
Die maschinelle Zahlungserfassung wird mit dem QR-Code wesentlich vereinfacht. Nebst der traditionellen manuellen Erfassung der Zahlungsdaten können auch Scanner oder Handykameras für die Erfassung des QR-Codes benutzt werden. Neu können bei diversen e-Banking-Portalen PDF-Rechnungen direkt mit Drag & Drop ins E-Banking gezogen werden. Die entsprechend sensitiven Stellen erkennen den Beleg und dessen Inhalt und füllen die benötigten Daten automatisiert in den Zahlungsauftrag ab. Fehlerfassungen werden so minimiert.
Erhöhung des Digitalisierungsgrades
Die traditionellen Einzahlungsscheinformulare sind mit der Einführung der QR-Rechnung Geschichte. Ein wesentlicher Teil der Neuerungen beinhaltet den Wegfall von speziellen Vordrucken. Alle relevanten Daten können ab System erzeugt und gedruckt werden. Die Einzahlungsscheine können darum auf normales weisses Papier gedruckt werden. Sofern kein vorperforiertes Papier verwendet wird, verlangen die Vorgaben, dass auf dem Beleg eine Perforationslinie aufgedruckt wird, anhand deren im Bedarfsfall die Zahlkarte ausgeschnitten werden kann. Noch einfacher geht es, wenn dem Rechnungsempfänger die Rechnung elektronisch als PDF zugestellt werden kann. Das spart Zeit, Verpackung und Porto. Auch für den Rechnungsempfänger kann damit die Bezahlung der Rechnung vereinfacht werden.ZaWin® ist bereit für QR. Das Supportteam von Martin Engineering unterstützt die Anwender gerne bei Fragen zur Umstellung auf QR-Rechnung.